Change management

Frontline Workers arbetsplats är sist ut att digitaliseras

Frontline

På två år har digitalisering för Frontline Workers gått från att vara en framgångsfaktor till en av de viktigaste särskiljarna mellan dig och dina konkurrenter. Det var 2017–2019. Om ni inte har påbörjat digitaliseringsresan för era Frontline Workers än är det dags att börja nu.

1 – Från “A C-Suite Blueprint for Empowering Firstline Workers” i Harvard Business Review

Resan är nästan densamma som för administrativ personal med en viktig skillnad

På samma sätt som resan till digitalisering för administrativ personal började med att flytta identiteter, verktyg, funktioner och information till molnet ser resan likadan ut för Frontline Workers. För dessa medarbetare gäller det också att sätta grunden i den digitala arbetsplats som dessa medarbetare ska arbeta i. Resan är på många sätt mycket lik men det finns en viktig skillnad – Frontline Workers har nästan ingen tillgänglig tid för att genomgå digital transformation.

Om du upplever att er administrativa personal har begränsat med tid så är det i många fall så att dina Frontline Workers inte har någon tillgänglig tid alls eftersom man under decennier har arbetat med att effektivisera denna kostnadstyngda del av verksamheten. Organisationer har en tendens att mäta effektivitet eller produktivitet på denna medarbetargrupp mycket mer än för administrativ personal.

2 – Från “A C-Suite Blueprint for Empowering Firstline Workers” i Harvard Business Review

På grund av den begränsade tiden som finns tillgänglig är det av yttersta vikt att driva transformationsresan med minimal påverkan på Frontline Workers och verksamheten. Ett bra sätt att testa det är att genomföra flera piloter på olika platser för att utvärdera hur införandet påverkar verksamheten.

Identifiera tidstjuvar för att hämta hem effektivitetsvinster

Ett sätt att genomföra digitaliseringen med så lite påverkan på verksamheten som möjligt är att snabbt identifiera några olika processer som kan automatiseras eller förenklas. Genom att identifiera dessa och göra de till en del av införandet kan tiden som går förlorad på att genomföra digitaliseringen återhämtas nästintill oavkortat efter införandets slut.

När väl alla medarbetare i organisationen befinner sig i samma plattform kan den verkliga digitaliseringsresan påbörjas. Fram tills nu har besparingar kunnat genomföras för att man samlat verksamhetssystem och processer på en plats men det är först när vi denna punkt som digitaliseringen påverkar verksamheten exponentiellt. Nu kan vi börja automatisera arbetsflöden och digitalisera processer för vår administrativa personal och våra Frontline Workers samtidigt.

Tre aspekter av digitaliseringsresan att utvärdera

Det finns flera olika aspekter att överväga när vi digitaliserar våra Frontline Workers. Här listas fem som är värda att ha en strategi för innan ett införande påbörjas.

1.       Identiteter och information

För att det ska bli så enkelt som möjligt för Frontline Workers att arbeta behöver de enkel tillgång till rätt information på ett säkert sätt. För dig är det viktigt att åtkomst fungerar sömlöst för era Firstline Workers och för din IT-avdelning är det viktigt att det är säkert. Med en bra strategi för vad, när, hur och var dessa medarbetare ska ha åtkomst till information finns det mycket tid att hämta bara genom förenklade inloggningar.

2.       Enheterna

En stor kostnadsfaktor kopplat till Frontline Workers är enheter. Det kan både handla om huruvida medarbetare ska ha delade enheter, var sin enhet eller om de ska få ta med sina egna enheter in. Men det handlar också om hur det som idag är tre olika enheter skulle kunna vara en och samma. Med en bra strategi för vilka enheter som dessa medarbetare ska använda blir det lättare att strömlinje forma allt från medarbetarträning till framtidsinvesteringar. Idag kan mobila enheter användas till det mesta och att göra användningen av denna enhet enkel är en nyckelfråga.

3.       Sammanhang och utbyte för Frontline Workers

I många organisationer ses denna medarbetargrupp som ren arbetskraft och inte informationskällor. Genom att ha en strategi för hur Frontline Workers är en del av organisationens kultur kan många idéer hämtas från medarbetarna samtidigt som de känner att de är en större del av organisationen. Tack vare möjligheter för medarbetare att kommunicera med varandra över teamgränser kan de lättare lära av varandra.

När en övergripande strategi finns för dessa tre aspekter kan arbetet med att digitalisera för Frontline Workers börja. Den administrativa personalen var bara början och de som arbetar på kontorsavdelningarna har sedan länge arbetat och kommunicerat digitalt och effektivt. Det enda som nu återstår är att tillgängliggöra det för alla – det vinner hela verksamheten på.

Digitalisering gällande kommunikation och samarbete behöver inte vara kostsamt och något som inte redan finns i din organisation. Microsoft Teams finns i de flesta organisationer och arbetssättet är framtaget för kontorspersonal. Varför inte förlänga denna redan tagna investering till Frontline Workers?

Vill du lära dig mer om hur Microsoft Teams kan effektivisera kommunikationen och arbetet för Frontline workers? Ladda ner vår nya e-bok, helt gratis! Klicka på knappen nedan för att komma till e-boken.