Change management

Så sätter du upp bra mål för att mäta resultatet av din digitala transformationsresa

Brottas du med att mäta effekten av dina digitala transformationsprojekt? Då är du inte ensam. Dagens förändringsspecialister möter många organisationer som lider av pressen att bygga in förändringsledning till en del av ordinarie verksamhet. Under pressen att få fram en bra strategi missar många organisationer att sätta upp bra mål för förändringen och tillåter det att bli en eftertanke. En studie visar att endast 40 procent av initiativen med förändringsledning som komponent har ett krav på att mäta effekten för initiativet. Att mäta förändringseffekt anses vara både svårdefinierat och komplicerat. Samtidigt som det är omöjligt att påvisa resultatet av insatsen av förändringsledning i ett transformationsprojekt utan att mäta.

Du kan mäta tre kategorier av påverkan

Det finns tre olika kategorier av påverkan som du kan mäta i en digital transformationsresa; organisationspåverkan, individpåverkan och förändringsledningens påverkan. De flesta organisationer börjar med att mäta förändringsledningens påverkan, det är den mest konkreta kategorin. Genom att mäta förändringsledningens påverkan kan du få reda på vilken effekt förändringsledningen har på ditt transformationsprojekt. Exempel på aktiviteter som mäter förändringsledningens påverkan är:

  • Mäta om förändringsaktiviteter utförs enligt plan
  • Leverans av kommunikation och dess effektivitet
  • Deltagande på utbildningsinsatser
  • Tester på utbildningar och dess resultat

Men att enbart mäta påverkan av förändringsledning kommer inte att hjälpa dig att visa effekten av ett digitalt transformationsprojekt. För att kunna påvisa vilken avkastning ett projekt har måste du ta fram mål som visar värderealisering. Värderealisering bildas av de två kvarvarande kategorierna av påverkan; organisationspåverkan och individpåverkan. Organisationspåverkan bör besvara frågan om projektet gav förväntat resultat och kan bestå av dessa mätvärden:

  • Affärs- och förändringsberedskap
  • Projekt KPI-mätningar
  • Ökad effektivitet per avdelning
  • Investerad tid och pengar mot avkastning
  • Efterlevnad av projektplan och tidslinjen
  • Utföringshastighet

Individpåverkan mäter individens prestation under och efter förändringen. Individpåverkan bör besvara frågan om hur väl varje individ lyckas med förändringsresan. Du kan använda olika metoder för att samla mätvärden för att skapa en bild av individpåverkan bland annat undersökningar, tester, med observationer eller utvärderingar. Individpåverkan kan bestå av dessa mätvärden:

  • Nyckeltal av adoptering
  • Rapporter om användning och nyttjande
  • Rapporter om efterlevnad och intrång
  • Observationer av förändrat beteende
  • Supportsamtal, incidenter och felloggar
  • Resultatet av bedömningen av anställdas beredskap
  • Resultat för undersökning av anställdas tillfredsställelse
  • ADKAR®-modellundersökningar

Att sätta bra och mätbara mål

Att skapa bra mål är A och O för att kunna mäta hur framgångsrikt ett förändringsprojekt är. Att sätta smarta mål är en bra utgångspunkt. Smarta mål byggs efter akronymen SMART vilket står för att målen är:

  • Specifika
  • Mätbara
  • Accepterade
  • Realistiska
  • Tidsbundna

Teorin är att du med rätt nyckeltal kan mäta hur väl förändringen uppfyller målen. Nyckeltalen tar du från både från mått om organisationspåverkan och individpåverkan. Satt tillsammans kan du skapa mål som går att mäta och efterleva vilket göra att du kan driva förändringen framåt.

Konkreta exempel på mätbara mål

Exempel 1: Din organisation vill skapa möjlighet för bättre hållbarhet och inför ett system för att hålla digitala möten.

Här definieras ett mål som ska motsvara en procent av den tidigare nivån. Genom att mäta antalet meddelanden som skickas kan vi få ut vilket system som används och till vilken nyttjandegrad, men målet visar först på värderealisering när vi ser att avdelningarna lägger mindre tid på kommunikation.

Exempel 2: Din organisation vill skapa möjlighet för bättre diskussioner och snabbare kommunikation och införa ett samarbetsverktyg.

Här definieras ett mål som ska motsvara en procent av den tidigare nivån. Genom att mäta antalet meddelanden som skickas kan vi få ut vilket system som används och till vilken nyttjandegrad, men målet visar först på värderealisering när vi ser att avdelningarna lägger mindre tid på kommunikation.

Exempel 3: Din organisation vill ha bättre kontroll på sin information och inför ett system som stödjer delning utan att information lämnar organisationen.

Här definieras ett mål som fokuserar på mängd data som lämnar organisationen per e-post och visar med hjälp av att läsa ut antalet delningslänkar och bilagor i meddelanden om riktningen på förändringen är positiv eller negativ, men det är först när man lägger till kostanden för informations-stöld i organisationen som det påvisar värderealiseringen.

Skapa en mål- och mätbarhetsplan

Med hjälp en bra mål- och mätbarhetsplan kan du väsentligt öka förståelsen för behovet av en förändring eller nyttan av förändringen efter ett genomförande. För att dra full nytta av din mål- och mätbarhetsplan utvecklas den innan ett projekts start och används under projektets gång för att hjälpa till och vägleda i vilka åtgärder som måste vidtas utöver satt strategi för förändringsledning.

Behöver du hjälp med att skapa en mål- och mätbarhetsplan? Vi på Coligo hjälper dig gärna med att utveckla sättet ni arbetar på med förändringsledning. Kontakta oss idag för att veta mer om hur vi kan stötta er IT-organisation.

Vill du veta mer om hur förändringsledning kan hjälpa i transformationsprojekt? Ta del av vårt webinar ”Resan till Microsoft Teams sätter medarbetaren i centrum”, där vi tittar närmare på hur man kan tillämpa förändringsledning på införande av Microsoft Teams.